Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en totstandkoming

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de opdracht tussen de zakelijke klant (hierna: de opdrachtgever, tevens verwerkingsverantwoordelijke) en Oaklandledger B.V., besloten vennootschap (B.V.), KvK 86221245, gevestigd aan Bilderdijkstraat 165, 1053 KV Amsterdam (hierna: de verwerker). Bestuurder van de verwerker is Sanne de Vries.

De overeenkomst komt tot stand wanneer de opdrachtgever een schriftelijke offerte aanvaardt waarin deze voorwaarden van toepassing zijn verklaard, of wanneer hij uitdrukkelijk naar deze pagina verwijst. Een aparte handtekening is niet nodig. Voor vragen over de verwerking van derden gaat deze tekst boven de algemene voorwaarden. Gegevens die de studio zelf verzamelt als verantwoordelijke — eigen contactformulier, eigen factuur aan de opdrachtgever — vallen onder de privacyverklaring, niet onder dit stuk.

2. Begrippen

Termen die hier niet staan, hebben de betekenis van de AVG of van de algemene voorwaarden.

3. Onderwerp, aard en duur

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de overeengekomen diensten te leveren: opnemen, mixen, masteren of exporteren van audio, inclusief planning, technische back-up tijdens de archieftermijn en correspondentie over die bestanden. De aard van de verwerking is technisch en organisatorisch: microfoons, sessiebestanden tot 96 kHz, kopieën op studio-apparatuur, en levering aan de opdrachtgever.

De verwerking duurt zolang de opdracht loopt, plus 12 maanden archief na de laatste sessie of levering, tenzij de opdrachtgever schriftelijk een kortere of langere termijn vraagt. Daarna wissen of retourneren we de bestanden, behalve wat de wet ons verplicht te bewaren (factuur aan de opdrachtgever zelf).

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

De opdrachtgever bepaalt welke mensen hij aanlevert. In de praktijk gaat het om:

• zangers, rappers en voice-overtalenten bij Stemopname;
• muzikanten in een bezetting tot 5 personen bij Bandopname;
• gasten, hosts of geïnterviewden bij Podcast & voice-over;
• personen van wie stems of mixen binnenkomen voor Mixing of Mastering.

Categorieën gegevens: stem en uitvoering, naam of artiestennaam, eventueel e-mail of telefoon als de opdrachtgever die deelt voor planning, en technische metadata van de sessie. Bijzondere categorieën (gezondheid, politieke opvatting, geloof) vragen we niet. Zitten die toch in een gesprek, dan is de opdrachtgever verantwoordelijk voor een geldige grondslag voordat hij ons die opname laat maken.

De opdrachtgever garandeert dat hij de betrokkenen heeft geïnformeerd en, waar nodig, hun toestemming of een andere grondslag heeft. Wij controleren de inhoud van de teksten of songteksten niet op rechtmatigheid van die grondslag.

5. Verplichtingen van de verwerker

De verwerker:

• verwerkt alleen volgens gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever en volgens deze overeenkomst;
• zegt het onmiddellijk als een instructie naar zijn mening in strijd is met de AVG;
• zorgt dat medewerkers die bij de sessie betrokken zijn — waaronder Sanne de Vries en de geluidstechnicus of planner — tot geheimhouding zijn verplicht;
• neemt passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten, de aard en het risico, in de zin van artikel 32 AVG;
• gebruikt de opnamen niet voor eigen publicatie, niet voor training van kunstmatige intelligentie en niet voor een ander commercieel doel dan de opdracht;
• helpt de opdrachtgever, voor zover de aard van de verwerking dat toelaat, bij verzoeken van betrokkenen en bij verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG.

Toegang tot sessiebestanden is beperkt tot wie de mix, de master of de export uitvoert. We publiceren geen fragment zonder schriftelijk verzoek van de opdrachtgever.

6. Verplichtingen van de opdrachtgever

De opdrachtgever blijft verantwoordelijke. Hij zorgt voor een geldige grondslag, informeert betrokkenen, en geeft alleen die gegevens die nodig zijn voor de sessie. Hij houdt zelf maatregelen aan die minstens gelijkwaardig zijn wanneer hij bestanden naar ons stuurt of van ons ontvangt.

Hulp die verder gaat dan een redelijke beantwoording van een verzoek — bijvoorbeeld een uitgebreide audit op locatie, een extra export in een bijzonder formaat, of een impactbeoordeling — kan tegen redelijke kosten. We zeggen die kosten vooraf. De opdrachtgever betaalt de studio volgens de offerte; de betalingstermijn voor bedrijven is 14 dagen, zoals de algemene voorwaarden bepalen. Dat is geen verwerkingsgrond, wel de commerciële context van de opdracht.

7. Subverwerkers

De opdrachtgever geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers, voor zover de betreffende keten echt wordt gebruikt:

Sessiebestanden zelf bewaren we in de studio, niet bij de host van de website. Een nieuwe of vervangende subverwerker kondigen we minstens dertig dagen van tevoren per e-mail aan. De opdrachtgever kan binnen tien werkdagen schriftelijk bezwaar maken. Kunnen we de dienst zonder die partij niet uitvoeren, dan mag de opdrachtgever dat deel van de opdracht beëindigen; het niet-gebruikte deel van een vooruitbetaling storten we terug.

Met elke subverwerker die persoonsgegevens van de opdrachtgever verwerkt, sluiten we een schriftelijke afspraak met inhoudelijk dezelfde plichten. We blijven jegens de opdrachtgever aansprakelijk voor die subverwerker, binnen de grenzen van de algemene voorwaarden.

8. Doorgifte buiten de EER

Hosting bij TransIP B.V. blijft binnen de Europese Unie. FormSubmit verwerkt vanuit de Verenigde Staten. Als de opdrachtgever het contactformulier gebruikt en daarbij namen of projectdetails van derden meestuurt, verlaat die inhoud de EER. Die doorgifte rust op artikel 49 lid 1 onder b AVG (noodzakelijk voor precontractuele stappen) of, na totstandkoming van de opdracht, op artikel 49 lid 1 onder c (sluiten of uitvoeren van een overeenkomst in het belang van de betrokkene), voor zover van toepassing. Wil de opdrachtgever die route vermijden, dan stuurt hij bestanden en namen uitsluitend naar [email protected].

We sluiten geen afzonderlijke standaardcontractbepalingen met FormSubmit. Andere doorgiften buiten de EER doen we niet zonder voorafgaande schriftelijke opdracht en een geldig doorgiftemechanisme.

9. Rechten van betrokkenen

Krijgt de verwerker een verzoek van een betrokkene (inzage, wissing, correctie), dan verwijzen we die persoon naar de opdrachtgever, tenzij de wet ons verplicht zelf te antwoorden. We informeren de opdrachtgever zonder onredelijke vertraging. De opdrachtgever blijft aanspreekpunt.

Op schriftelijk verzoek van de opdrachtgever corrigeren, wissen, beperken of exporteren we de bestanden die we nog hebben, voor zover onze systemen dat toelaten en voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt. Redelijke extra uren kunnen we in rekening brengen, vooraf gemeld.

10. Meldplicht bij een datalek

Ontdekt de verwerker een inbreuk in verband met persoonsgegevens — vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of toegang, per ongeluk of onrechtmatig — dan meldt hij dat aan de opdrachtgever zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking. Daarmee houdt de opdrachtgever ruimte om binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens te informeren als artikel 33 AVG dat eist.

De melding bevat, voor zover bekend: de aard van het incident, de categorieën betrokkenen en gegevens, het waarschijnlijke gevolg, en de maatregelen die we al namen of voorstellen. We helpen de opdrachtgever verder, binnen wat we feitelijk weten. We melden niet uit onszelf aan betrokkenen, tenzij de wet of een bevel dat gebiedt.

11. Audits

De verwerker geeft de opdrachtgever de informatie die redelijkerwijs nodig is om na te gaan of dit stuk wordt nageleefd. Eerst gaat het om een schriftelijke toelichting en, als die er is, een recente verklaring van de host. Is dat aantoonbaar onvoldoende, dan kan de opdrachtgever op eigen kosten een gerichtere controle doen: alleen over zijn eigen gegevens, tijdens onze openingstijden (di–vr 10–20, za 10–18), met minstens vier weken vooraankondiging, en zonder de dagelijkse sessies van anderen te blokkeren. Een zichtbaar ernstig incident mag die termijn verkorten.

Deze regeling beperkt het wettelijke auditrecht van de opdrachtgever niet, maar geeft er een werkbare volgorde aan. We hebben geen ISO- of SOC-certificaat; we beweren dat ook niet.

12. Beveiliging

Maatregelen die we daadwerkelijk toepassen:

• HTTPS op oaklandledger.click;
• toegang tot sessiebestanden beperkt tot de mensen die de opdracht uitvoeren;
• versleutelde schijven op werkstations en op back-updragers;
• afgesloten pand buiten sessies, adres Bilderdijkstraat 165, 1053 KV Amsterdam;
• scheiden van opdrachten: bestanden van de ene klant staan niet in de map van de andere;
• wissen na 12 maanden, tenzij schriftelijk anders afgesproken;
• geen gebruik van opnamen voor kunstmatige intelligentie.

We claimen geen penetratietest op jaarbasis en geen certificering die we niet hebben. De opdrachtgever beoordeelt of dit pakket past bij het risico van zijn project — een gesproken dagboek vraagt iets anders dan een commerciële campaign-stem.

13. Verwijdering en teruggave

Na het einde van de dienst vraagt de opdrachtgever schriftelijk, binnen dertig dagen, of hij de bestanden terug wil of dat we ze wissen. Zonder keuze wissen we na de archieftermijn van 12 maanden. Kopieën in back-ups verdwijnen met de rotatie van die schijven, uiterlijk twaalf maanden na de wisopdracht, tenzij een wettelijke plicht tot bewaren geldt.

Factuurgegevens van de opdrachtgever zelf bewaren we zeven jaar. Dat is onze eigen verantwoordelijkheid als belastingplichtige, geen verwerking in opdracht. Levering tijdens de opdracht gebeurt in het formaat dat de offerte noemt; revisies lopen volgens 2 rondes, zoals de algemene voorwaarden en de dienstpagina's beschrijven.

14. Aansprakelijkheid, duur en recht

De aansprakelijkheidsregeling in de algemene voorwaarden geldt ook voor tekortkomingen onder deze verwerkersovereenkomst. De verwerker staat voor subverwerkers als voor eigen handelen, binnen dat plafond. Dezelfde schade wordt niet twee keer vergoed. Dwingend recht van de AVG blijft onaangetast.

Deze overeenkomst loopt gelijk met de opdracht en eindigt vanzelf wanneer die eindigt, onverminderd de plichten tot wissen, geheimhouding en medewerking die naar hun aard doorlopen. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die daaruit voortkomen, legt een professionele opdrachtgever voor aan de bevoegde rechter in Amsterdam, onverminderd dwingend recht.

Als een bepaling ongeldig is, blijven de andere in stand. Een ongeldig stuk wordt vervangen door een geldige regeling die het dichtst bij de bedoeling komt. De Nederlandstalige versie is leidend; de Engelse tekst is een vertaling ter informatie.

15. Slot en contact

Versie van 1 oktober 2026, van kracht vanaf 1 oktober 2026. Vragen over deze overeenkomst: [email protected] of 020 261 4890. Bezoekadres: Bilderdijkstraat 165, 1053 KV Amsterdam. Route: Tram 3 en 12 halte Bilderdijkstraat (2 minuten lopen). Bus 15 halte Bilderdijkstraat. Vanaf Amsterdam Centraal circa 15 minuten met tram 3 richting Muiderpoortstation.. Overige studio-informatie staat op juridische informatie en over de studio.